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グループウェアを選ぶコツ

グループウェアは国内外から多数のソフトハウスが製品を出荷していますが、どのグループウェアを選ぶかはコスト面、使い勝手、継続利用の面からも重要です。
グループウェアを選ぶ際には3つのポイントがあると言われています。

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1つ目は会社の規模に沿ったソフトウエアを選ぶことです。


グループウェアは機能をカスタマイズして契約できる場合が多いのですが、価格が安いからと言って不要なシステムまで契約すると使わない機能が多く、画面がごちゃごちゃするなど、問題が発生することが多いです。

グループウェアは日常業務で利用するものなのでコスト面で有利であっても不要なものは取り込まず、出来る限りシンプルな画面にしておくことが大事です。2つ目は利用者の意見を聞くことです。



特に反対者の意見は重要です。

ソフトを導入して社内業務が変更になることが多いので、ソフトを導入することによるメリットをしっかり説明し、理解を求めることが重要です。

また、賛成派の意見の中にカスタマイズに関する要望がある場合には率先してい聞いておくことが重要です。特に使い勝手の部分については意見を踏まえて画面を作っていかないと後から使い勝手が悪いために利用率が下がるなどの問題が生じることが多いです。3つ目はコスト面です。



安くなっているとは言え、利用数が多ければコストは増大します。

月々のランニングコストに加えてカスタマイズ費用はバージョンアップ費用も踏まえて予算立てすることが重要です。